Memilih sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang tepat adalah keputusan strategis yang dapat mengubah cara bisnis Anda beroperasi. Untuk memastikan investasi Anda memberikan hasil maksimal, penting untuk tidak terburu-buru. Wawancara dengan calon vendor ERP haruslah mendalam dan terstruktur.
Baca Juga: Cara Sistem ERP Mengurangi Biaya Overhead Pabrik
Berikut adalah 10 pertanyaan penting yang harus Anda ajukan untuk membantu membuat keputusan yang tepat:
1. Apa Saja Modul yang Ditawarkan dan Sejauh Mana Modul Tersebut Dapat Disesuaikan?
Setiap bisnis memiliki kebutuhan unik. Pastikan modul yang ditawarkan seperti keuangan, manajemen inventaris, SDM, atau CRM sesuai dengan alur kerja spesifik Anda.
Tanyakan seberapa fleksibel sistemnya — apakah butuh coding rumit atau bisa dikonfigurasi dengan mudah?
2. Bagaimana Proses Implementasi Berlangsung dan Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan?
Pahami metodologi implementasi yang digunakan (misalnya agile atau waterfall) dan mintalah jadwal yang jelas, termasuk:
Analisis kebutuhan
Migrasi data
Pelatihan
Go-live
Vendor yang transparan menunjukkan profesionalisme dan pengalaman.
3. Apa Saja Biaya yang Terlibat, Termasuk Biaya Tersembunyi?
Pastikan Anda memahami total biaya, termasuk:
Biaya implementasi
Pelatihan
Kustomisasi
Dukungan teknis dan pemeliharaan
Upgrade versi
Hosting atau infrastruktur (cloud/on-premise)
Minta semua rincian biaya secara tertulis dan jelas.
4. Bagaimana Dukungan Teknis Disediakan Setelah Implementasi?
Tanyakan hal-hal berikut:
Jam operasional support (24/7 atau hanya jam kerja?)
Saluran komunikasi (telepon, email, chat)
Waktu respons rata-rata
Kontak PIC utama
Support yang baik akan meminimalkan gangguan operasional.
5. Bagaimana Kebijakan Upgrade dan Versi Baru Dilakukan?
Apakah pembaruan perangkat lunak sudah termasuk dalam biaya langganan?
Tanyakan juga:
Apakah ada biaya tambahan untuk upgrade besar?
Apakah proses upgrade akan mengganggu operasional?
Apakah tersedia dukungan saat transisi?
6. Bagaimana Keamanan Data Anda Terjamin?
Keamanan adalah aspek kritikal. Pastikan vendor memiliki:
Enkripsi data
Otentikasi pengguna
Sistem pemulihan bencana (disaster recovery)
Kepatuhan standar seperti ISO 27001
Jika cloud-based, tanyakan juga lokasi penyimpanan data.
7. Apakah Sistem Dapat Berintegrasi dengan Aplikasi Pihak Ketiga?
ERP yang baik harus bisa terintegrasi dengan tools lain, misalnya:
E-commerce
Software akuntansi
Marketing automation
Tanyakan apakah tersedia API terbuka atau konektor bawaan.
8. Bagaimana Sistem Ini Dapat Skala Sesuai dengan Pertumbuhan Bisnis?
Apakah ERP mampu menyesuaikan dengan:
Penambahan pengguna
Lonjakan transaksi
Kompleksitas operasional
Pastikan sistem tidak melambat saat data tumbuh.
9. Siapa Saja Klien Mereka di Industri yang Serupa?
Mintalah:
Referensi
Studi kasus
Testimoni dari perusahaan sejenis
Ini membantu Anda menilai apakah vendor memahami industri dan tantangan spesifik Anda.
10. Apa Keunggulan Kompetitif Utama Solusi ERP Anda Dibandingkan Pesaing?
Pertanyaan ini mendorong vendor untuk menyoroti nilai unik mereka, misalnya:
Teknologi yang lebih canggih
Layanan pelanggan superior
Fitur spesifik yang jarang dimiliki pesaing
Model harga yang lebih kompetitif
Kesimpulan
Memilih vendor ERP bukan sekadar membeli software, tapi juga memilih mitra strategis.
Dengan mengajukan 10 pertanyaan ini, Anda akan lebih siap untuk mengambil keputusan yang tepat, menghindari risiko kegagalan, dan memastikan implementasi ERP Anda benar-benar sukses.
Butuh Bantuan Menentukan ERP yang Tepat?
Tim Leapfactor siap membantu Anda mengevaluasi kebutuhan dan memberikan panduan solusi yang paling sesuai untuk bisnis Anda.
Yuk konsultasi GRATIS 15 menit bersama tim kami, tanpa komitmen apa pun.
Klik di sini untuk booking sesi: leapfactor
